Bij het starten als zelfstandig ondernemer wordt je al snel geconfronteerd met het fenomeen administratie en boekhouding. Het wordt geassocieerd met vervelend, duf, saai en kostbaar. Dit beeld wordt bevestigd door docenten (‘we gaan het in deze lessen hebben over iets heel vervelends, waar iedereen een hekel aan heeft, namelijk boekhouden’) en accountants die niet vaak genoeg kunnen vertellen hoe noodzakelijk dit kwaad wel niet is. Van accountants en boekhouders is het overigens wel begrijpelijk, het is hun winkelnering en zij worden maar al te vaak geconfronteerd met schoenendozen waar de helft van de stukken uit ontbreekt.
Deze grafiek toont de resultaten van een fictief bedrijf. Wat valt er uit deze grafiek af te leiden? Hoe komt het dat de kosten in mei zoveel hoger zijn dan in andere maanden? Is er een verband tussen de hoogte van de omzet en de kosten?
Kortom, veel starters beginnen met het idee dat boekhouden verspillen van tijd en geld is. Maar wat is dan het zo noodzakelijk nut van dit fenomeen?
Wet en regelgeving
Door te zorgen dat je voldoet aan de eisen die de wetgever stelt voorkom je een hoop ellende. BTW aangiften kun je met de juiste hulpmiddelen op tijd indienen en de accountant is sneller klaar met de jaaraangifte IB. Een goede boekhouding bespaart je op deze manier veel geld.
Interne rekenmachine: doe het vooral voor jezelf
Bovendien zorgt een goede boekhouding ervoor dat je doorlopend weet hoe je er financieel voorstaat: je zet je interne rekenmachine aan. Je weet hoeveel je moet reserveren voor je BTW afdracht, het betalen van je leveranciers en personeel en het nakomen van je overige verplichtingen.
De administratie hou je dus vooral bij voor jezelf. Hoeveel geld is er binnengekomen en hoeveel is eruit gegaan? Wie zijn de vlotte betalers (en daarmee je beste klanten)? Kloppen de verkoopprijzen die je in rekening hebt gebracht? Hoeveel moet je reserveren voor inkopen en belastingdienst? Hoeveel uren heb je waaraan besteed? Allemaal zaken waarmee je jezelf helpt en je eigen interne rekenmachine [hyperlink naar artikel de rekenmachine] op gang brengt. Door voortdurend je eigen bedrijf te analyseren aan de hand van de werkelijke cijfers zul je merken dat op korte termijn de opbrengsten omhoog gaan en je je actiepunten beter onder controle krijgt.
De interne rekenmachine helpt je prioriteiten te bepalen
Immers, je weet precies wat er moet gebeuren maar wat is het belangrijkste? Door de getallen goed in je hoofd te hebben maak je al snel een koppeling naar de werkelijkheid van de actielijst. Hoofdzaken worden als vanzelf gescheiden van bijzaken, waardoor je eenvoudig prioriteiten gaat bepalen.
De kennis van de cijfermatige kant van je bedrijf helpt je ook de juiste prijs te vragen voor je diensten of producten. Immers, als je voor jezelf kunt verklaren wat de reden is dat iets een bepaalde geld op moet brengen, dan kun je dat ook makkelijker uitleggen aan je klanten.