Dit artikel hoort bij de artikelen “Hoe ontsnap je aan de offerte vraag?” deel 1 & 2. Het kan zelfstandig gelezen worden maar voor de achtergrond is het aan te bevelen deze artikelen ook te lezen.

De offerte-aanvraag

We kregen vlak na het hoogte punt van de internet-bubbel een offerte-aanvraag voor een groot landelijk dekkend telecom netwerk. Vanuit de directie kwam de aanwijzing dat we een goede aanbieding moesten maken, de opportunity moest gescoord worden.

De operator stuurde ondertussen dezelfde, gedetailleerde, aanvraag naar alle andere mogelijk aanbieders. Standaard spreadsheets vol data moesten ingevuld worden. Een groot team van consultants werd gevormd en we gingen aan de slag.

De tijdsdruk was enorm, er werden collega’s uit het buitenland ingevlogen en vlak voor Kerst leverden we onze dozen met de aanbieding in.

Bestudering en…

De klant heeft de hele Kerst doorgebracht met het doorwerken van de vijf aanbiedingen (van elk vier ordners) en kwam in januari terug met aanvullende vragen. Een groot deel van het team werd weer aan het werk gezet en deze keer vlogen een paar Nederlanders naar een buitenlands kantoor.

..afgeblazen!

Uiteindelijk ging het hele project niet door. Op basis van alle aangeleverde data kwam men tot het inzicht dat het goedkoper was het netwerk van een zustermaatschappij te blijven huren. Wel had de klant nu inzicht in de kosten van het beheer van een landelijk dekkend netwerk waardoor de interne kosten wat gedrukt werden. Vijf aanbiedingen zijn gebruikt in één politiek steekspel.

Hiervoor was natuurlijk geen aanbiedingencyclus van vijf fabrikanten nodig. Achteraf had een middag met een whiteboard-sessie volstaan, dat had de consultants van de klant ook een vrije Kerst opgeleverd.

Wat ging er mis?

Hier is van alles misgegaan. Er is niet doorgevraagd, er is niet voldoende gekeken naar de interne verhoudingen bij de klant, ook op de hoogste niveaus niet, en ook niet door de concurrenten. De potentiële opdrachtgever had een grote kuil gegraven waarin ze zelf ook viel, doordat van elke aanbieder vier ordners bestudeerd moesten worden. Zouden ze überhaupt ooit toestemming hebben gekregen van het Hoofdkantoor om zo’n enorm netwerk aan te laten leggen terwijl er al één lag?

Meer over dit onderwerp in deze twee artikelen: “Hoe ontsnap je aan de offerte vraag?” deel 1 & 2.